ИП, ООО или самозанятый: форма SEO-подрядчика и документы

Форма подрядчика — ООО, индивидуальный предприниматель или самозанятый — меняет не качество работы, а документы: какие бумаги вы получите после оплаты, будет ли в цене НДС, как ваша бухгалтерия учтёт расход и какие проверки стоит сделать до подписания договора. Выбирать подрядчика по форме не нужно, но обсудить её заранее с бухгалтером стоит: от этого зависит, во сколько вам обойдётся та же сумма в коммерческом предложении. Ниже — общая картина без налоговых тонкостей; конкретику под ваш случай подтверждает ваш бухгалтер или юрист.

Почему форма подрядчика влияет на заказчика

Для вас как заказчика важно три вещи. Первое — можно ли учесть расход на SEO в своих расходах и какие документы для этого нужны. Второе — включён ли в цену НДС и сможете ли вы его учесть, если сами работаете с НДС. Третье — какие обязанности возникают у вас самих, особенно если подрядчик — физическое лицо.

Правила зависят и от вашей системы налогообложения, и от системы подрядчика, и меняются со временем. Поэтому все описанные ниже различия — общие ориентиры, а не консультация.

Сравнение форм подрядчика

ООО и ИП: что проверить в документах

С ООО и ИП схема привычная: договор, счёт на оплату, акт за период. Главный вопрос — работает ли подрядчик с НДС. Если да, сумма в предложении может быть указана как с налогом, так и без него, и разница бывает ощутимой. Если вы сами работаете с НДС, налог, предъявленный подрядчиком, может иметь значение для вашего учёта; если не работаете — НДС для вас просто часть цены.

Уточните у подрядчика письменно: «Цена указана с НДС или без? Какую систему налогообложения вы применяете?». Запишите ответ в договор. Примерная формулировка: «Стоимость работ составляет X рублей в месяц, в том числе НДС» или «НДС не облагается в связи с применением Исполнителем специального налогового режима». Конкретную формулировку подберёт бухгалтер.

Полезно также проверить, что подрядчик действует: юридическое лицо или ИП зарегистрированы, реквизиты в договоре совпадают с реквизитами в счёте. Обычно это делает бухгалтерия при заведении контрагента.

Самозанятый: чек вместо акта

С самозанятым исполнителем документооборот проще: после оплаты он формирует чек в приложении и передаёт его вам. Многие бухгалтерии всё равно просят подписывать акт — так понятнее, за какой период и какие работы оплачены. Договор нужен в любом случае: в нём описываются работы, приёмка и права на материалы так же, как с любым другим подрядчиком.

Для работы с самозанятыми действуют ограничения и особые условия, которые меняются со временем. Перед подписанием договора спросите своего бухгалтера: что нужно проверить у исполнителя, как убедиться, что статус действует, что делать, если чек не пришёл.

Самозанятыми часто оформлены фрилансеры. Об особенностях работы с ними и о почасовой оплате — на странице про почасовую модель.

Физлицо без статуса

Иногда подрядчик предлагает работать «на карту», без статуса ИП или самозанятого. Для заказчика это наименее удобный вариант: у вас могут возникнуть дополнительные обязанности, связанные с выплатами физическому лицу, а учесть такой расход бывает сложнее. Перед тем как соглашаться, обсудите это с бухгалтером. Часто проще попросить исполнителя оформить статус самозанятого.

Как форма подрядчика влияет на бюджет

Одна и та же сумма в коммерческом предложении может стоить вам по-разному. Допустим, сервис ремонта техники в областном центре сравнивает два предложения на одинаковую сумму X: одно от ООО «с НДС», второе от ИП «без НДС». Для компании, которая сама работает с НДС, и для компании на упрощённой системе итоговая нагрузка будет разной. Поэтому сравнивайте предложения после того, как бухгалтер пересчитает их в вашу реальную стоимость. Из чего ещё складывается бюджет на продвижение, разобрано в материале из чего складывается бюджет.

Закрывающие документы по месяцам

Независимо от формы, договоритесь о графике документов: когда приходит счёт, когда — акт и отчёт, в каком виде — бумага, скан или электронный документооборот. Удобно, когда акт приходит вместе с отчётом о работах: тогда бухгалтер получает документ, а маркетолог проверяет содержание. Подробнее о приёмке — в материале акты и отчёты, а общий набор пунктов договора — на странице что прописать в договоре.

Вопросы своему бухгалтеру

• Какие документы нужны, чтобы учесть расход на SEO при нашей системе налогообложения?
• Имеет ли для нас значение, работает подрядчик с НДС или нет?
• Что проверить у самозанятого исполнителя перед договором и каждой оплатой?
• Какие обязанности возникают, если подрядчик — физлицо без статуса?
• В каком виде принимать документы: бумага, скан, электронный документооборот?

Вопросы подрядчику

• В какой форме вы работаете и какую систему налогообложения применяете?
• Цена в предложении указана с НДС или без?
• Какие закрывающие документы вы выдаёте и в какие сроки?
• Работаете ли вы через электронный документооборот?

Перед тем как платить

• Форма подрядчика и наличие НДС известны и записаны в договоре.
• Бухгалтер подтвердил, какие документы нужны для учёта.
• Предложения сравниваются с учётом налогов, а не по сумме в письме.
• Согласован график счёта, акта и отчёта.
• С самозанятым договорились о чеке после каждой оплаты.

Вопросы и ответы

С кем выгоднее работать: с ООО, ИП или самозанятым?

Универсального ответа нет: всё зависит от вашей системы налогообложения, от того, работаете ли вы с НДС, и от объёма работ. Для одной компании выгоднее подрядчик без НДС, для другой разница почти незаметна. Выбирайте подрядчика по качеству работы, а итоговую стоимость разных предложений попросите пересчитать бухгалтера.

Нужен ли акт, если самозанятый присылает чек?

Чек подтверждает оплату, но не описывает, какие работы и за какой период выполнены. Поэтому многие заказчики подписывают с самозанятым и акт, и это удобно для приёмки работ. Нужен ли акт именно для вашего учёта, уточните у бухгалтера.

Можно ли платить фрилансеру на карту без договора?

Технически можно, но для заказчика это рискованно: без договора нет описания работ, приёмки и прав на материалы, а у бухгалтерии могут возникнуть вопросы к такому расходу. Лучше заключить договор и попросить исполнителя оформить статус, с которым удобно работать обеим сторонам, а порядок оформления обсудить с бухгалтером.

Когда выяснять вопрос с НДС?

До согласования цены. Если выяснить это после первого счёта, может оказаться, что сумма в предложении была без налога, и ваша реальная стоимость выше ожидаемой. Попросите подрядчика указать в коммерческом предложении и в договоре, включён ли НДС в цену.