Акты и отчёты по SEO: что подписывать и что проверять

Акт и отчёт — разные документы. Акт подтверждает, что услуги оказаны и вы принимаете их к оплате; отчёт объясняет, что конкретно сделано за период и как это отразилось на сайте. Подписывать акт стоит только после того, как вы сверили отчёт с планом работ. Если подписать акт, не открыв отчёт, потом сложно доказать, что работы не было.

Чем акт отличается от отчёта

Акт — бухгалтерский и юридический документ. В нём указывают стороны, договор, период, наименование услуг и сумму. Отчёт — рабочий документ: перечень задач, ссылки на изменённые страницы, данные аналитики, выводы и план на следующий месяц.

Хорошо, если в договоре прямо сказано, что акт подписывается на основании отчёта и вместе с ним. Примерная формулировка: «Отчёт о выполненных работах — неотъемлемая часть акта. Акт без отчёта к приёмке не принимается». Окончательную формулировку проверяет юрист.

Что должно быть в ежемесячном отчёте

Отчёт полезен, если по нему можно проверить работу без созвона с подрядчиком. Минимальный набор:

1. План месяца и его выполнение. Список задач, согласованных в начале месяца, и статус каждой. Перенесённые задачи — с причиной.
2. Конкретика по сделанному. Не «проведена оптимизация», а адреса страниц, где изменены заголовки, тексты, структура. Для технических работ — что исправлено и как это проверить.
3. Данные из аналитики заказчика. Цифры из вашей Яндекс Метрики, Яндекс Вебмастера, Google Search Console — с указанием периода и способа выборки. Тогда вы сможете открыть те же отчёты и увидеть те же числа.
4. Сравнение с прошлым периодом и с тем же месяцем прошлого года. Для сезонного бизнеса сравнение только с прошлым месяцем вводит в заблуждение.
5. Сторонние расходы. Что куплено, где размещено, сколько стоило, если это оплачивалось отдельно.
6. План на следующий месяц. Его вы согласуете до начала периода.

Как читать такой отчёт и какие цифры перепроверить самостоятельно, подробно разобрано в материале как читать отчёт подрядчика.

Что насторожит в отчёте

Скриншоты позиций без даты и региона, графики из неизвестного источника, к которому у вас нет доступа, одинаковые формулировки из месяца в месяц, «работа над ссылочным профилем» без списка площадок. Само по себе это ещё не доказательство недобросовестности, но повод задать вопросы до подписания акта. Список других тревожных признаков собран на странице за что вы, возможно, переплачиваете.

Как не подписать лишнее

Акт часто приходит в системе электронного документооборота с коротким сроком. Если в договоре стоит условие «при отсутствии возражений в течение N дней акт считается подписанным», молчание равно согласию. Поэтому:

• договоритесь, что отчёт приходит раньше акта или вместе с ним;
• поставьте в календарь напоминание о сроке приёмки;
• назначьте ответственного, который читает отчёт, — не бухгалтера, а того, кто понимает работы.

Мотивированные замечания: как оформить

Если вы не согласны с отчётом, недостаточно сказать «нас не устраивает результат». Замечания должны быть привязаны к плану и договору. Примерный текст письма:

«По акту за октябрь направляем замечания. 1. Пункт 3 плана — тексты для страниц услуг: передано 2 из 6, остальные в отчёте не упомянуты. 2. Пункт 5 плана — исправление ошибок из аудита: в отчёте указано „выполнено“, но на страницах, перечисленных в приложении к письму, ошибки сохраняются. Просим устранить замечания или скорректировать акт».

Отправляйте замечания тем способом, который указан в договоре: по почте, через систему документооборота, курьером. Сообщение в мессенджере может не считаться надлежащим уведомлением — уточните это у юриста.

Пример на условном бизнесе

Допустим, сервис ремонта техники в областном центре платит подрядчику абонентскую плату. В плане на месяц шесть задач. В конце месяца приходит акт на полную сумму и отчёт, где описаны четыре задачи; две перенесены «по техническим причинам». Маркетолог сверяет: одна задача перенесена потому, что сервис не дал доступ к CMS, — это зона заказчика. Вторая не сделана без объяснения. Разумный ход — подписать акт после разговора, в котором подрядчик подтверждает перенос второй задачи с конкретным сроком, и зафиксировать это письмом. Если такие переносы повторяются, это повод обсудить уменьшение платы или пересмотр договора.

Закрывающие документы и бухгалтерия

Какой набор документов нужен вашей бухгалтерии — только акт, акт и счёт-фактура, чек — зависит от формы подрядчика и вашей системы налогообложения. Этот вопрос стоит задать бухгалтеру до начала работы, а не в конце квартала. Общие различия разобраны на странице о форме подрядчика.

Перед тем как платить

• Отчёт пришёл до акта или вместе с ним.
• Каждый пункт плана месяца отмечен в отчёте.
• Цифры в отчёте совпадают с вашими Метрикой и Вебмастером.
• Сторонние расходы расписаны и согласованы заранее.
• Замечания, если есть, отправлены в срок и способом из договора.

Вопросы и ответы

Можно ли подписать акт, если результат не устраивает?

Акт подтверждает, что услуги оказаны в согласованном объёме, а не что вы довольны позициями. Если работы из плана выполнены, а результата пока нет, отказ подписать акт обычно трудно обосновать. Если же часть работ не сделана, это основание для мотивированных замечаний. Недовольство результатом лучше обсуждать через пересмотр плана или показателей.

Что делать, если подрядчик присылает только акт без отчёта?

Попросите отчёт до подписания и сошлитесь на пункт договора о порядке приёмки. Если такого пункта нет, предложите дополнительное соглашение, где отчёт становится обязательной частью приёмки. Без отчёта вы не можете проверить, что именно оплачиваете.

Достаточно ли отчёта в виде презентации со скриншотами?

Формат не так важен, как проверяемость. Презентация подойдёт, если в ней есть адреса изменённых страниц, период и источник данных, к которому у вас есть доступ. Скриншоты из сервисов, которые вы не можете открыть сами, лучше дополнять выгрузками из вашей Метрики и Вебмастера.

Сколько времени закладывать на приёмку?

Реалистичный срок — столько, сколько нужно ответственному сотруднику, чтобы спокойно прочитать отчёт и сверить его с планом, обычно несколько рабочих дней. Слишком короткий срок с условием «молчание означает согласие» работает против заказчика, поэтому его стоит обсудить до подписания договора.